Un día de 25 horas !

Este mes fue de locos, se me juntaron algunas actividades de trabajo con otras personales y para variar un poco el "fin de semana" parecía que se terminaba con un abrir y cerrar de ojos; intente hacer varias cosas al mismo tiempo (creyéndome un multi-task) pero imposible, nada mas equivocado que eso; tenia que priorizar o al menos hacer un plan.

Recordé que hace algunos años participé en un proyecto que intentaba ofrecer a los ejecutivos de la empresa una herramienta para optimizar el "poco tiempo" que decían tener para realizar sus actividades. A medida que investigaba mas sobre este tema entendí que no podemos alargar mas el día y solo contamos con 24 horas, por tanto lo único que podemos hacer es priorizar nuestras actividades.

En este tema hay muchos expertos pero un articulo de la HBR (Harvard Business Review) menciona que dos de las voces mas reconocidas en el mundo de la gestión del tiempo y la eficacia personal son David Allen autor del éxito de ventas "Organízate con Eficacia" y Tony Schwartz autor del también éxito de ventas "Be Excellent at Anything". Lo interesante de ellos es que ambos concuerdan en muchos aspectos pero sus ideas son muy distintas.

Allen cree que debemos elaborar "listas de cosas por hacer" para hacerlas más rápido y dividir las grandes tareas en pequeñas "próximas acciones", según el autor esto ayuda a las personas a seguir enfocadas y productivas; y por supuesto hacer una cosa a la vez, pero hacerlo bien.

Schwartz se enfoca en las actitudes de las personas y su estado mental, cree que las personas deberían trabajar 90 minutos y luego descansar para recuperarse, dice. Deberían abordar sus tareas más importantes a primera hora de la mañana. Y en el caso de los ejecutivos deberían considerarse "directores de energía”, inspirando y recargando regularmente la energía de las personas a quienes dirigen.

Ambas son técnicas muy interesantes y en mi caso personal me ha funcionado muy bien la "lista de cosas por hacer" (llámese tareas) que además de escribirlas en papel también las puedo llevar a un plano mas moderno en mi correo electrónico, puedo copiarlas a mi agenda electronica y asignarles fecha y finalmente marcarlas como "Finalizadas" cuando las he concluido. Ah y para recargar energías no hay nada mejor que darte una vuelta por la playa, a veces el simple hecho de ver el mar te ayuda a recargar energías. Al final puedes probar cualquiera de los dos métodos y si no te funciona, te devolvemos tu desorden. ja! ¿donde he oído eso?

El poder de una nota

La semana pasada mientras almorzaba leí un articulo del periódico sobre un directivo de una empresa muy exitoso que se daba a la tarea de escribir notas de agradecimiento (con su puño y letra) a todos aquellos colaboradores que hubieran realizado un esfuerzo especial en un periodo especifico.

Este personaje afirma que cada vez que un trabajador realiza un esfuerzo adicional, es el equivalente a que compre una pizza y se la regale a su jefe. Usualmente el colaborador no espera que se lo agradezcan - lo que está bien, ya que por lo general es algo que no sucede. A veces reciben un agradecimiento generalizado ("Gracias a toda nuestra gente por su generosa dedicación durante el 2010") lo cual, esta comprobado que no tiene ningún efecto sobre la moral del individuo. Muy ocasionalmente, a algunos jefes se les ocurre soltar un "gracias" cara a cara (lo que está bien, pero cuyo efecto pasa muy de prisa) y no falta aquel que envía un "Gracias" por correo electrónico pensando que eso dura mas tiempo (nada mas frío que eso !!) a menos que le ponga caritas alegres ja!.

Alguien que conoce muy bien el poder de una nota de agradecimiento es Doug Conant, que dirige Campbell's Soup desde hace una década. En un reciente blog para Harvard Business Review asegura que todos los días dedica tiempo con un asistente a buscar en la compañía gente que merezca un reconocimiento, y entonces les escribe una carta. En los últimos diez años ha enviado 30.000 –más de diez diarias.

En nuestro país, al parecer algunas empresas estan tomandole la palabra y para muestra "Esika" una empresa multinacional con presencia en muchos países. En el mes de mayo hizo llegar una carta de agradecimiento a cada una de las madres de aquellos empleados que a su juicio han realizado ese "esfuerzo especial". El contenido de dicha carta es un largo recorrido durante todos los años de vida del empleado para poder llegar a lo que ahora es, un miembro distinguido del equipo de trabajo "Esika". Y aunque no estaba escrita a mano, el efecto fue muy positivo.

Después de haber leído esa carta y conocer algunos de los efusivos comentarios hechos por sus empleados y especialmente por sus madres, no cabe duda que el agradecimiento por escrito parece ser una moneda que conserva su valor. Cada carta, por definición, está escrita de forma individualizada, por lo que no importa cuántas más halla. Y una vez recibida, se puede guardar en un cajón para leerla hasta que se caiga en pedazos.

La carta de agradecimiento no sólo es increíblemente eficaz, sino que no cuesta nada y no tiene efectos secundarios negativos. No desmotiva a otros –a no ser que los que la reciben tengan el mal gusto de enmarcarla y colocarla en sus escritorios–. Con todo, el esfuerzo que implica escribir estas cartas (muy bajo) frente al placer que se siente al recibirlas (extraordinariamente alto) debe convertirla en la técnica de motivación más extraordinaria que existe.

Dicho eso, manos a la obra. Creo que en el último año sólo he escrito una tarjetita y fue para darle gracias a mis suegros por la cena de navidad que muy amablemente ofrecen todos los años. Estoy convencido que de haber tenido ellos una cuenta de correo electrónico no creo que se lo hubiera escrito. A lo mejor posteo algo en su muro. ja !